Terugkerende factuur maken als zzp’er in de bouw

Wanneer gebruik je een terugkerende factuur als zzp’er in de bouw?

Als zzp’er in de bouw werk je vaak projectmatig. Maar niet al je werk is een eenmalige klus. Denk aan onderhoud, vaste afspraken of periodieke werkzaamheden. In zulke gevallen kan een terugkerende factuur veel tijd besparen.

Toch is niet elke factuur geschikt om automatisch terug te laten komen. Wanneer is het slim om maandelijks of periodiek te factureren? En wanneer juist niet?

In dit artikel leggen we het praktisch uit.

Wat is een terugkerende factuur?

Een terugkerende factuur is een factuur die automatisch op vaste momenten wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

In plaats van elke maand opnieuw dezelfde factuur aan te maken, stel je één keer de factuur in. Op de afgesproken datum wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt, die je zelf nog kunt controleren en versturen.

Voor zzp’ers in de bouw is dit vooral handig bij werk dat regelmatig terugkomt.

5 situaties waarin terugkerende facturen logisch zijn

1. Onderhoudscontracten

Werk je met een onderhoudscontract? Bijvoorbeeld voor:

Dan factureer je vaak een vast bedrag per maand of per kwartaal. Een terugkerende factuur voorkomt dat je dit steeds handmatig moet doen.

2. Periodieke werkzaamheden*

Denk aan werkzaamheden zoals:

De werkzaamheden zijn vergelijkbaar en het bedrag is meestal vast. Ideaal voor periodiek factureren.

3 . Vaste maandvergoeding

Sommige zzp’ers spreken een vaste maandvergoeding af met een aannemer of opdrachtgever. Bijvoorbeeld voor beschikbaarheid of ondersteuning.

In dat geval is maandelijks factureren logischer dan telkens een losse factuur maken.

4. Vast maandbedrag voor beschikbaarheid of samenwerking

Sommige zzp’ers spreken met een aannemer of opdrachtgever een vast maandbedrag af. Bijvoorbeeld:

In zulke gevallen verandert het bedrag niet elke maand, terwijl de werkzaamheden wel doorlopen. Dan is een terugkerende factuur logisch en overzichtelijk.

5. Service-abonnementen

Bied je als zzp’er een service-abonnement aan? Bijvoorbeeld voor kleine reparaties of periodieke controle?

Dan is een terugkerende factuur bijna altijd efficiënter dan handmatig factureren.

Wat zijn de voordelen van terugkerende facturen?

Minder kans op fouten

Je hoeft niet elke maand opnieuw bedragen, btw en omschrijvingen in te voeren. Dat verkleint de kans op typefouten of vergeten facturen.

Tijd besparen

Een factuur aanmaken kost misschien maar een paar minuten. Maar als je dit elke maand doet voor meerdere klanten, loopt dat snel op.

Meer overzicht

Je weet precies wanneer de volgende factuur wordt aangemaakt. Dat geeft rust in je administratie.

Consistentie

Bij vaste werkzaamheden blijven omschrijving, btw-regels (zoals btw-verlegd) en bedragen gelijk. Dat voorkomt discussie met opdrachtgevers.

Wanneer is een terugkerende factuur géén goed idee?

Niet elke situatie is geschikt.

Gebruik géén terugkerende factuur wanneer:

In die gevallen is een losse factuur per keer meestal overzichtelijker.

Hoe werkt een terugkerende factuur in de praktijk?

In plaats van automatisch een factuur te versturen, wordt op de afgesproken datum een conceptfactuur aangemaakt. Je kunt die factuur:

Zo blijft de controle altijd bij jou.

Voor zzp’ers in de bouw is dat belangrijk. Je wilt geen facturen versturen zonder check, zeker niet bij btw-verlegd of specifieke afspraken met aannemers.

Terugkerende facturen in BouwFactuur

In BouwFactuur kun je eenvoudig een terugkerende factuur instellen voor klanten met vaste werkzaamheden. Op de gekozen datum wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt, die je zelf controleert en verstuurt.

Zo bespaar je tijd, zonder de controle te verliezen.