Btw-verlegd factuur afgekeurd? Dit zijn de 5 meest gemaakte fouten

Voor veel zzp’ers in de bouw is het herkenbaar:
je stuurt een factuur naar een aannemer, en krijgt hem terug met de melding “factuur klopt niet”.
Vaak heeft dit te maken met btw-verlegd.

Hieronder vind je de 5 meest gemaakte fouten bij btw-verlegde facturen in de bouw en hoe je ze voorkomt.

1. De tekst “btw verlegd” ontbreekt

Bij een btw-verlegde factuur mag je geen btw-bedrag rekenen, maar je moet wél duidelijk vermelden dat de btw is verlegd.

Wat vaak misgaat:

· Geen tekst “btw verlegd” op de factuur
· Of alleen in kleine letters in de omschrijving

Gevolg:
De aannemer kan de btw niet correct verwerken → factuur wordt afgekeurd.

2. Toch btw berekenen (0% of 21%)

Een veelgemaakte fout is:

· 0% btw invullen
· Of per ongeluk toch 21% btw laten staan

Bij btw-verlegd hoort:

· Geen btw-bedrag
· Alleen het bedrag exclusief btw
· Met duidelijke vermelding dat de btw is verlegd

0% btw is niet hetzelfde als btw verlegd.

3. Het btw-nummer van de klant ontbreekt

Op een btw-verlegde factuur moet ook het btw-nummer van de opdrachtgever staan.

Dit wordt vaak vergeten bij:

· Nieuwe klanten
· Facturen gemaakt in Excel of Word

Gevolg:
De factuur voldoet niet aan de eisen → aannemer vraagt om correctie.

4. Btw verlegd toepassen terwijl het niet mag

Niet al het werk in de bouw valt automatisch onder de verleggingsregeling.

Btw verlegd geldt meestal bij:

· Onderaanneming
· Fysieke werkzaamheden op locatie

Het geldt niet altijd bij:

· Werk in de eigen werkplaats
· Leveringen zonder montage

Bij twijfel is het beter dit vooraf te controleren.

5. Handmatig facturen maken (en iets vergeten)

Veel fouten ontstaan simpelweg doordat facturen:

· Handmatig worden gemaakt
· Elke keer opnieuw worden aangepast
· In verschillende versies bestaan

Hoe vaker je iets handmatig doet, hoe groter de kans op fouten.

Hoe voorkom je dit?

De makkelijkste manier om fouten te voorkomen is:

· Eén vaste manier van factureren
· Met vaste velden
· En automatische btw-verlegging waar nodig

BouwFactuur is gemaakt om dit soort fouten te voorkomen.
Het past btw-verlegd automatisch toe en zorgt dat verplichte teksten en gegevens niet kunnen worden vergeten.

Samenvatting

Btw-verlegde facturen worden vaak afgekeurd door kleine, maar belangrijke fouten.

Door te letten op de juiste tekst, btw-behandeling en gegevens voorkom je vertraging en gedoe en word je sneller betaald.

Hoe werkt btw verlegd in de bouw? — Uitleg voor zzp’ers